Öğrenci Toplulukları çalışmalarını, Çankaya Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi’ne göre yürütmelidir.
Öğrenci Toplulukları her Akademik Yılın ilk ayı içerisinde Genel Kurul toplantısı düzenlemek; Yönetim Kurulu bilgilerini Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne bildirmekle yükümlüdür.
Topluluk Akademik Danışmanı tarafından imzalanmayan dilekçeler kabul edilmez.
Öğrenci Toplulukları’nın, Akademik Danışman imzalı etkinlik dilekçelerini Üniversitemiz dışından davet edilecek konuklar olduğunda etkinlik tarihinden en az otuz (30) gün önce, topluluk bünyesinde yapılacak etkinliklerde ise en az yirmi (20) gün önce Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne göndermeleri gerekmektedir.
Öğrenci Toplulukları harcama gerektiren etkinliklerde dilekçelerini zamanında yazmalıdır. Aksi takdirde yapılacak etkinliğe yakın zamanda sunulacak dilekçeler kabul edilmeyecektir.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliklerde (konferans, sempozyum, panel, seminer vb.) Üniversitemiz dışından davet edilecek konukların özgeçmişlerini dilekçelerine eklemek zorundadır. Üniversitemize davet edilecek konuk, Rektörlük Makamı tarafından onaylandıktan sonra Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü topluluğa bilgi verir ve topluluğun Akademik Danışmanı davetli konuklarla iletişim kurar.
Rektörlük Makamı tarafından onaylanan dilekçelerin etkinlik duyuruları (afiş, el ilanı vb.) Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü tarafından kaşelendikten sonra duyurulacaktır. Afişlerin basımı ve çoğaltılması Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü tarafından onay verildikten sonra yapılacaktır.
Afişlerde topluluğun adı, etkinliğin yeri, tarihi, saati ve konusu açıkça yazılmalıdır. Onay alınmadığı takdirde afişlerde ücret, sponsor ve reklam yazılamaz.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliklerde sponsor almak için dilekçe ile Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne başvurmalıdır. Firmalarla yapılacak olan sponsor protokolü topluluğun Akademik Danışmanı tarafından incelenmeli ve dilekçenin ekinde sunulmalıdır. Rektörlük Makamının önerisi ve Mütevelli Heyet Başkanlığının onayıyla, düzenlenecek etkinliğe sponsor katkısı sağlanabilir. Alkollü içecek ve sigara firmaları sponsor olarak kabul edilemez.
Öğrenci Toplulukları diğer üniversitelerde ve yurt içinde yapılan etkinliklere katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluş tarafından Üniversitemize resmi davet yazısı gönderilmesi gerekmektedir. Davet yazısına istinaden topluluk, etkinliğe katılabilmek için dilekçe yazmalıdır. Resmi davet yazısı ve topluluk dilekçesi, yapılacak etkinlik tarihinden önce Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne ulaştırılmalıdır.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliğin mekân tahsisinde; Mavi Salon ve Konferans Salonu (Kırmızı Salon) için Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü ile görüşüp uygunluğunu aldıktan sonra Salon İstek Formunu eksiksiz doldurup göndermelidir. Sınıflar ve amfiler için Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile görüşülmelidir. Laboratuvarlar için ilgili birimle iletişim kurulmalıdır. “Uygundur” onayı alındıktan sonra, dilekçeler Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne gönderilmelidir.
Eğitmen eşliğinde çalışan öğrenci toplulukları, güz ve bahar dönemi süresince çalışmayı düşündükleri eğitmenleri, özgeçmişleri ile birlikte eğitim öğretim başlangıç tarihinden itibaren ilk otuz (30) gün içerisinde dilekçelerinde belirtmelidir. Eğitmenlerin haftalık çalışma günü, saati, yeri ve hesap numaraları mutlaka dilekçede belirtilmelidir.
Eğitmenle çalışan topluluklar haftanın hangi günü, kaç topluluk üyesinin katılımıyla, nerede, hangi eğitmenle, hangi konuda, kaç saat çalışma yapıldığını çizelge halinde haftalık olarak Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne sunmakla yükümlüdür.
Öğrenci Toplulukları yapmış oldukları her etkinlik sonunda Etkinlik Değerlendirme Formu doldurarak Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne iletmek zorundadır.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinlikleri ve isteklerini öncelikle Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü ile Öğrenci Topluluklarının Çalışma Esaslarına göre görüşmelidir. Rektörlük Makamına direkt çıkılmamalıdır.
Üniversite dışı yazışmaların Rektörlük Makamı aracılığıyla yapılması gerekmektedir.
Öğrenci Topluluklarının, ‘Çalışma Odası’nda gerçekleştirecekleri toplantı ve benzeri çalışmalar için Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne bilgi verip rezervasyon yaptırmaları gerekmektedir. Odanın anahtarını ödünç almak için öğrenci kimliği verilmesi zorunludur. Mesai saatleri dışında odada çalışmak istenildiğinde mutlaka Akademik Danışmanın imzası alınarak dilekçe yazılmalıdır.
Altı (6) ay süresince etkinlik yapmayan, yıllık etkinlik raporlarını zamanında Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne sunmayan, sorumluluk ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen, çalışma odasına ve salonlara zarar veren, kuruluş amacı dışında faaliyetlerde bulunan, Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne karşı saygısız tavırlar sergileyen Öğrenci Toplulukları kapatılacaktır.