Öğrenci Toplulukları çalışmalarını, Çankaya Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi’ne göre yürütmelidir.
Öğrenci Toplulukları her Akademik Yılın ilk ayı içerisinde Genel Kurul toplantısı düzenlemek; Yönetim Kurulu bilgilerini Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne bildirmekle yükümlüdür.
Topluluk Akademik Danışmanı tarafından imzalanmayan dilekçeler kabul edilmez.
Öğrenci Topluluklarının, Akademik Danışman imzalı etkinlik dilekçelerini Üniversitemiz dışından davet edilecek konuklar olduğunda etkinlik tarihinden en az otuz (30) gün önce, topluluk bünyesinde yapılacak etkinliklerde ise en az yirmi (20) gün önce Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne göndermeleri gerekmektedir.
Öğrenci Toplulukları harcama gerektiren etkinliklerde dilekçelerini zamanında yazmalıdır. Aksi takdirde yapılacak etkinliğe yakın zamanda sunulacak dilekçeler kabul edilmeyecektir.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliklerde (konferans, sempozyum, panel, seminer vb.) Üniversitemiz dışından davet edilecek konukların özgeçmişlerini dilekçelerine eklemek zorundadır. Üniversitemize davet edilecek konuk, Rektörlük Makamı tarafından onaylandıktan sonra Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğü topluluğa bilgi verir ve topluluğun Akademik Danışmanı davetli konuklarla iletişim kurar.
Rektörlük Makamı tarafından onaylanan dilekçelerin etkinlik duyuruları (afiş, el ilanı vb.) Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğü tarafından kaşelendikten sonra duyurulacaktır. Afişlerin basımı ve çoğaltılması Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğü tarafından onay verildikten sonra yapılacaktır.
Afişlerde topluluğun adı, etkinliğin yeri, tarihi, saati ve konusu açıkça yazılmalıdır. Onay alınmadığı takdirde afişlerde ücret, sponsor ve reklam yazılamaz.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliklerde sponsor almak için dilekçe ile Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne başvurmalıdır. Firmalarla yapılacak olan sponsor protokolü topluluğun Akademik Danışmanı tarafından incelenmeli ve dilekçenin ekinde sunulmalıdır. Rektörlük Makamının önerisi ve Mütevelli Heyet Başkanlığının onayıyla, düzenlenecek etkinliğe sponsor katkısı sağlanabilir. Alkollü içecek ve sigara firmaları sponsor olarak kabul edilemez.
Öğrenci Toplulukları diğer üniversitelerde ve yurt içinde yapılan etkinliklere katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluş tarafından Üniversitemize resmi davet yazısı gönderilmesi gerekmektedir. Davet yazısına istinaden topluluk, etkinliğe katılabilmek için dilekçe yazmalıdır. Resmi davet yazısı ve topluluk dilekçesi, yapılacak etkinlik tarihinden önce Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne ulaştırılmalıdır.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinliğin mekân tahsisinde; Mavi Salon ve Konferans Salonu (Kırmızı Salon) için Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğü ile görüşüp uygunluğunu aldıktan sonra Salon İstek Formunu eksiksiz doldurup göndermelidir. Sınıflar ve amfiler için Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile görüşülmelidir. Laboratuvarlar için ilgili birimle iletişim kurulmalıdır. “Uygundur” onayı alındıktan sonra, dilekçeler Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne gönderilmelidir.
Eğitmen eşliğinde çalışan öğrenci toplulukları, güz ve bahar dönemi süresince çalışmayı düşündükleri eğitmenleri, özgeçmişleri ile birlikte eğitim öğretim başlangıç tarihinden itibaren ilk otuz (30) gün içerisinde dilekçelerinde belirtmelidir. Eğitmenlerin haftalık çalışma günü, saati, yeri ve hesap numaraları mutlaka dilekçede belirtilmelidir.
Eğitmenle çalışan topluluklar haftanın hangi günü, kaç topluluk üyesinin katılımıyla, nerede, hangi eğitmenle, hangi konuda, kaç saat çalışma yapıldığını çizelge halinde haftalık olarak Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne sunmakla yükümlüdür.
Öğrenci Toplulukları yapmış oldukları her etkinlik sonunda Etkinlik Değerlendirme Formu doldurarak Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne iletmek zorundadır.
Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinlikleri ve isteklerini öncelikle Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğü ile Öğrenci Topluluklarının Çalışma Esaslarına göre görüşmelidir. Rektörlük Makamına direkt çıkılmamalıdır.
Üniversite dışı yazışmaların Rektörlük Makamı aracılığıyla yapılması gerekmektedir.
Her akademik yılın başında, bir önceki akademik yılda Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğünce yönerge ile çalışma esasları kurallarına uyarak etkili ve verimli çalışmalar yürüttüğü belirlenen yedi (7) topluluğun üye olduğu “Topluluklar Danışma Kurulu” oluşturulacaktır. Bu kurul tüm toplulukların sorunlarını ve çözüm önerilerini derleyerek toplulukların işleyişi, iş birlikleri, üniversiteyle ilişkileri konularında Öğrenci Dekanlığına danışmanlık yapacaktır.
Yılda en az 2 (iki) etkinlik yapmayan, yıllık etkinlik raporlarını zamanında Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğüne sunmayan, sorumluluk ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen, salonlara zarar veren, kuruluş amacı dışında faaliyetlerde bulunan, Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Müdürlüğünü devre dışı bırakarak etkinlik düzenlemek isteyen Öğrenci Toplulukları kapatılacaktır.