Öğrenci Topluluklarının Çalışma Esasları
Öğrenci topluluklarımız, Çankaya Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi’ne göre çalışmalarını yürütmelidir.
Öğrenci toplulukları her akademik yılın ilk ayı içerisinde Genel Kurul toplantısını düzenlemek zorundadır. Yönetim bilgilerini Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne bildirmekle yükümlüdür.
Topluluk akademik danışmanı tarafından imzalanmayan dilekçeler kabul edilmeyecektir.
Öğrenci toplulukları akademik danışmanlarının, imzalı etkinlik dilekçelerini Üniversitemiz dışından davet edeceği konuklar olduğunda etkinlik tarihinden en az otuz (30) gün önce, topluluk bünyesinde yapacakları etkinliklerde ise en az yirmi (20) gün önce Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne göndermesi gerekmektedir.
Öğrenci toplulukları harcama gerektiren etkinliklerde dilekçelerini zamanında yazmalıdır. Aksi takdirde yapacakları etkinliğe yakın zamanda yazılan dilekçeler kabul edilmeyecektir.
Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliklerde (konferans, sempozyum, panel, seminer vb.) Üniversitemiz dışından davet edilecek konukların özgeçmişlerini dilekçelerine eklemek zorundadır. Üniversitemize davet edilecek konuk, Rektörlük Makamı tarafından onaylandıktan sonra Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü topluluğa bilgi verir ve topluluğun akademik danışmanı davetli konuklarla iletişim kurar.
Rektörlük Makamı tarafından onaylanan dilekçelerin etkinlik duyuruları (afiş, el ilanı vb.) Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü tarafından kaşelendikten sonra duyurulacaktır. Afişlerin basımı ve çoğaltılması Kariyer Planlama ve Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından onay verildikten sonra yapılacaktır.
Afişlerde topluluğun adı, etkinliğin yeri, tarihi, saati ve konusu açıkça yazılmalıdır. Onay alınmadığı takdirde afişlerde ücret, sponsor ve reklam yazılamaz.
Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliklerde sponsor almak için dilekçe ile Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne başvurmalıdır. Firmalarla yapılacak olan sponsor protokolü topluluğun akademik danışmanı tarafından incelenmeli ve dilekçenin ekinde sunulmalıdır. Rektörlük Makamının önerisi ve Mütevelli Heyet Başkanlığının onayıyla düzenlenecek etkinliğe sponsor katkısı sağlanabilir. Alkollü içeçek ve sigara firmaları sponsor olarak kabul edilemez.
Öğrenci toplulukları diğer üniversitelerde ve yurt içinde yapılan etkinliklere katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluş Üniversitemize resmi davet yazısı göndermesi gerekmektedir. Davet yazısına istinaden topluluk, etkinliğe katılabilmek için dilekçe yazmalıdır. Resmi davet yazısı ve topluluk dilekçesi yapılacak olan etkinlik tarihinden önce Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne ulaştırılmalıdır.
Öğrenci toplulukları yapacakları etkinliğin mekan tahsisinde; Mavi Salon ve Konferans Salonu (Kırmızı Salon) için Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü ile görüşüp uygunluğunu aldıktan sonra Salon İstek Formunu eksiksiz doldurup göndermelidir. Sınıflar ve amfiler için Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile görüşülmelidir. Laboratuvarlar için ilgili birimle iletişim kurulmalıdır. “Uygundur” onayı alındıktan sonra, dilekçeleri Kariyer Planlama ve Kültür İşleri Müdürlüğüne gönderilmelidir.
Eğitmen eşliğinde çalışan öğrenci toplulukları, güz ve bahar dönemi süresince çalışmayı düşündükleri eğitmenleri, özgeçmişleri ile birlikte eğitim öğretim başlangıç tarihinden itibaren ilk otuz (30) gün içerisinde dilekçelerinde belirtmelidir. Eğitmenlerin haftalık çalışma günü, saati, yeri ve hesap numaraları mutlaka dilekçede belirtilmelidir.
Öğrenci toplulukları yapmış olduğu her etkinlik sonunda Etkinlik Değerlendirme Formunu doldurarak Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne iletmek zorundadır.
Öğrenci toplulukları yapacakları etkinlikleri ve isteklerini öncelikle Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü ile Öğrenci Topluluklarının Çalışma Esaslarına göre görüşmelidir. Rektörlük Makamına direkt çıkmamalıdır.
Üniversite dışı yazışmalar Rektörlük Makamı aracılığıyla yapılması gerekmektedir.
Öğrenci Toplulukları Çalışma Odasında toplantı ve benzeri çalışmalar için Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne bilgisi verilip rezervasyon yapılması gerekmektedir. Odanın anahtarı için öğrenci kimliği verilmesi zorunludur. Mesai saatleri dışında odada çalışmak istenildiğinde mutlaka akademik danışmanın imzası alınarak dilekçe yazılmalıdır.
Altı (6) ay süresince etkinlik yapmayan, yıllık etkinlik raporlarını zamanında Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne sunmayan, sorumluluk ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen, çalışma odasına ve salonlara zarar veren, kuruluş amacı dışında faaliyetlerde bulunan, Kültürel ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğüne karşı saygısızca tavırlar sergileyen öğrenci toplulukları kapatılacaktır.